Übergangsjahr und Altjahre beim Softwarewechsel

Stand: Oktober 2026 · fastview ag, Suhr

Fachlich verantwortlich: Marco Zanetti und Reto Ackermann, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer, fastview ag

Wer die Revisions- oder Audit-Software wechselt, beginnt selten bei null: Für jedes Mandat gibt es geprüfte Vorjahre, archivierte Dossiers und Berichte. pruvia unterscheidet deshalb zwischen Jahren, die im Altsystem geprüft wurden, und dem ersten Jahr, das in pruvia geprüft wird. Diese Seite beschreibt beide Fälle.

Warum Altjahre kennzeichnen

Nach dem Wechsel soll die Mandatsübersicht für jedes Mandat zeigen, ob das letzte Jahr geprüft ist, mit welchem Urteil und wann die Generalversammlung spätestens stattfinden muss. Ohne Kennzeichnung erscheinen die im Altsystem geprüften Jahre als offene, leere Akten. Gleichzeitig muss das alte Prüfdossier während der Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben, ohne dass es in die neue Software übertragen werden muss.

Übergangsjahr: gesammelt kennzeichnen

Auf der Seite «Mandate & Zuständigkeiten» öffnet «Übergangsjahr erfassen …» den Dialog «im Altsystem geprüfte Geschäftsjahre».

1. Geschäftsjahr wählen. pruvia schlägt das Vorjahr vor und listet alle Mandate, deren Akte für dieses Jahr leer ist: kein Import, keine Prüfgebiete, kein Bericht, keine freigegebene Planung.
2. Urteil und Berichtsdatum erfassen. Je Mandat wählen Sie das Urteil (positiv, eingeschränkt, verneinend, Unmöglichkeit) und das Berichtsdatum. «Berichtsdatum für alle» füllt alle Zeilen, die noch kein Datum haben. Den Bilanzstichtag setzt pruvia aus dem Geschäftsjahresende.
3. Bestätigen. Mit «Mandate als geprüft kennzeichnen» werden die gewählten Zeilen übernommen.

Die Mandatsübersicht zeigt danach «Abgeschlossen · Altsystem», das Urteil als Berichtswortlaut (z. B. «Standardwortlaut» oder «Einschränkung») und in der Spalte GV-Frist (sechs Monate nach Geschäftsjahresende) das Berichtsdatum, mit dem Zusatz «nach Frist», wenn es später liegt. Fehlt das Datum, steht dort «Altsystem · Berichtsdatum fehlt». Im Jahreswechsler des Mandats trägt das Jahr den Zusatz «Altsystem».

Altjahre & Dokumentation: Dossiers ablegen

In den Stammdaten des Mandats führt die Karte «Altjahre & Dokumentation» alle Altjahre mit Urteil, Berichtsdatum und Bilanzstichtag. Neue Altjahre erfassen Sie dort einzeln mit «+ Altjahr erfassen», auch bei abweichendem Geschäftsjahr. Ein Jahr, für das in pruvia bereits Daten bestehen, lässt sich nicht als Altjahr erfassen.

• Prüfdossier: Je Altjahr legen Sie beliebige Dateien ab, etwa PDF, ZIP oder Excel, bis 50 MB je Datei. Sie landen in der Dauerakte «Revisionsstelle» des Mandats.
• Revisionsstelle seit: das erste Geschäftsjahr, für das Ihr Unternehmen als Revisionsstelle gewählt ist.
• Vorjahresbericht: Liegt für das Vorjahr ein Altjahr mit mindestens einer Dossier-Datei vor, gilt der Revisionsstellenbericht des Vorjahres als vorhanden.
• Löschen: Einzelne Dateien oder ein ganzes Altjahr lassen sich löschen; das laufende Geschäftsjahr bleibt unberührt. pruvia prüft dabei die Aufbewahrungssperre.

Das erste Jahr in pruvia

Für das erste Jahr, das Sie in pruvia prüfen, laden Sie die Saldobilanz des Kunden für das Berichtsjahr und separat die des Vorjahres, jeweils als Excel, CSV oder PDF. Eine Vorjahresspalte in der Datei des Berichtsjahres übernimmt pruvia bewusst nicht: Jedes Jahr durchläuft denselben Ablauf mit Spaltenzuordnung, Konten und Bilanzkontrolle. Erst wenn die Bilanz des Vorjahres aufgeht, nutzt pruvia sie als Vergleichszahl. Eine als Altjahr gekennzeichnete, leere Akte liefert keine Vorjahreszahlen.

Die Jahresrechnung des Vorjahres mit dem Revisionsstellenbericht laden Sie als PDF hoch; sie dient der Abstimmung der Eröffnungsbilanz. Fehlt der Bericht, weist pruvia darauf hin, dass Eröffnungsbilanz und Vorjahreszahlen nur eingeschränkt verwertbar sind. Die Abstimmung der Vorjahresbestände (Handlung A/04) beurteilen Sie selbst.

Wechsel der Revisionsstelle und Erstprüfung

Ein Softwarewechsel ist nicht dasselbe wie ein Wechsel der Revisionsstelle. Haben Sie das Mandat schon im Altsystem geprüft, bleibt es im Bericht bei «Vorjahr durch uns geprüft». Übernehmen Sie das Mandat neu, wählen Sie im Bericht unter «Vorjahr und Unabhängigkeit» die passende Variante, etwa «Erstprüfung – Vorjahr durch andere Revisionsstelle geprüft» oder «Erstprüfung nach Opting-out – Vorjahr nicht geprüft». Bei einer anderen Revisionsstelle erfassen Sie deren Revisionsart, den Bilanzstichtag des Vorjahres, das Datum ihres Berichts und ob die Aussage modifiziert war; ohne Stichtag und Datum ist die Freigabe gesperrt. Bei einer Erstprüfung ergänzt pruvia die Mandatsannahme um Fragen zum Vorgängerprüfer.

Was die Revisionsstelle entscheidet

• welche Jahre als im Altsystem geprüft gelten, mit welchem Urteil und Berichtsdatum;
• welche Dateien des alten Dossiers abgelegt werden;
• die Variante für die Vorjahresangaben im Bericht; pruvia leitet sie nicht aus den Altjahren ab;
• ob Eröffnungsbilanz und Vorjahreszahlen ausreichend belegt sind.

Häufige Fragen

Muss ich alte Prüfdossiers in pruvia übertragen?

Nein. Im Altsystem geprüfte Jahre kennzeichnen Sie als Übergangsjahr mit Urteil und Berichtsdatum und legen das archivierte Dossier als Dateien in der Karte «Altjahre & Dokumentation» ab. Aus revio lässt sich zusätzlich der Dossier-Export eines Geschäftsjahres übernehmen.

Welche Akten erfasst «Übergangsjahr erfassen»?

Alle Mandate, deren Akte für das gewählte Geschäftsjahr leer ist: kein Import, keine Prüfgebiete, kein Bericht und keine freigegebene Planung. Akten mit Arbeitsstand bleiben unverändert.

Welche Dateien kann ich zu einem Altjahr ablegen?

Beliebige Dateien wie PDF, ZIP oder Excel, mehrere je Jahr und bis 50 MB je Datei. Sie liegen in der Dauerakte «Revisionsstelle» des Mandats.

Woher kommen die Vorjahreszahlen im ersten Jahr?

Aus der separat geladenen Saldobilanz des Vorjahres (Excel, CSV oder PDF). pruvia nutzt sie als Vergleichszahl, sobald ihre Bilanz aufgeht. Eine Vorjahresspalte in der Datei des Berichtsjahres wird nicht übernommen.

Ist ein Softwarewechsel eine Erstprüfung?

Nein. Eine Erstprüfung liegt vor, wenn Sie das Mandat als Revisionsstelle neu übernehmen. Haben Sie das Vorjahr selbst im Altsystem geprüft, bleibt es im Bericht bei «Vorjahr durch uns geprüft».

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