Unterlagenliste und Kundenportal in der Revision

Stand: Oktober 2026 · fastview ag, Suhr

Fachlich verantwortlich: Marco Zanetti und Reto Ackermann, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer, fastview ag

Für jede Revision braucht die Revisionsstelle Unterlagen und Auskünfte vom Kunden: Bankauszüge, Verträge, Inventarlisten, Antworten auf Fragen. In der Revisionssoftware pruvia stellen Sie diese Liste je Mandat zusammen, senden sie über das Kundenportal und legen die Eingänge als Nachweis im passenden Prüfgebiet ab.

Warum eine strukturierte Unterlagenliste

Eine Liste per E-Mail oder Word-Dokument hat zwei Schwächen: Der Stand ist nur in Postfächern sichtbar, und eingehende Dateien müssen von Hand den Prüfgebieten zugeordnet werden. Wird die Zuordnung schon beim Anfordern festgelegt, weiss jede Unterlage beim Eingang, wohin sie gehört, und der Stand ist je Position ablesbar.

Unterlagen und Fragen anfordern

Die Anforderung finden Sie unter «Dokumente / Anforderungen». Der Ablauf hat drei Schritte: «Empfänger», «Anforderungen» und «Versand».

1. Empfänger wählen. Ein oder mehrere Empfänger beim Kunden. Jeder erhält einen eigenen Zugang.
2. Positionen erfassen. Mit «+ Position» legen Sie eine Unterlage (z. B. «Bankauszüge per Bilanzstichtag (alle Konten)») oder eine Frage mit Textantwort an. Das Prüfgebiet ist Pflicht, es ist der Ablageort des Nachweises im Leadsheet; zur Wahl stehen die Prüfgebiete und die Dauerakten. Das Konto ist freiwillig, angeboten werden die importierten Konten des gewählten Prüfgebiets. Bis zum Versand speichert pruvia den Entwurf je Akte.
3. Frist und Erinnerung festlegen, senden. «Einreichen bis» gilt für alle Positionen und Empfänger und steht in der E-Mail und im Portal. Wer als Administrator arbeitet, kann Frist und Erinnerungsregel mit «Als Standard merken» als Vorgabe speichern.

Belege aus einer Stichprobe fordern Sie direkt aus der Stichprobenliste an: «Belege für N offene Posten anfordern» erzeugt je Posten eine Position mit Datum, Konto, Betrag und Buchungstext.

Frist und Erinnerungen

Die automatischen Erinnerungen sind für das Unternehmen standardmässig ausgeschaltet. Eingeschaltet werden sie unter «Aktivitäten / Erinnerungen» mit dem Schalter «Automatische Erinnerungen an offene Kunden». Für jeden Versand gilt dann eine eigene Regel, die Vorgabe lautet:

• erste Erinnerung 7 Tage nach Versand, danach alle 5 Tage;
• Versand werktags (fällt ein Termin auf Samstag oder Sonntag, verschiebt er sich auf Montag);
• ab der 3. Erinnerung geht eine Kopie an die Mandatsleitung (Eskalation, abschaltbar);
• die Erinnerungen enden, wenn alle Positionen eingereicht sind, nicht mit Ablauf der Frist.

Die Erinnerungs-E-Mail nennt die Frist, den Stand («X von Y Positionen eingereicht») und die offenen Punkte. Unabhängig von der Automatik können Sie jederzeit «Erinnerung jetzt senden» oder «Fehlende jetzt anmahnen» wählen und Erinnerungen pausieren.

Was der Kunde sieht

Der Kunde erhält eine E-Mail mit Link. Beim Öffnen fordert er einen sechsstelligen Einmalcode an, der per E-Mail kommt und zehn Minuten gilt; nach fünf Fehlversuchen ist der Code gesperrt. Ein Konto oder Passwort braucht er nicht. Der Link gilt 30 Tage und ist auf das eine Mandat beschränkt.

Im Portal zieht der Kunde Dateien direkt auf die jeweilige Position (bis 15 MB je Datei), beantwortet Fragen im Textfeld und kann weitere Dokumente ohne Positionsbezug beilegen. Er kann zwischenspeichern und auch teilweise einreichen. Bei der ersten Einreichung erhält die Mandatsleitung eine E-Mail.

Eingänge übernehmen und ablegen

Der Stand je Versand ist als Kette sichtbar: versendet, geöffnet, Erinnerung, eingereicht oder teilweise eingereicht, übernommen. Eingereichte Dateien erscheinen unter «Eingänge». Das Ziel ist mit dem Prüfgebiet der Position vorbelegt und lässt sich ändern. Mit «→ Leadsheet» wird die Datei als Nachweis im Prüfgebiet abgelegt, mit Konto, falls eines gewählt war; mit «→ Dauerakte» in die Dauerakte. Antworten auf Fragen übernehmen Sie als eigene Prüfungshandlung «Kundenfrage: …» ins Leadsheet. Mehrere Eingänge lassen sich mit «alle übernehmen» in einem Schritt ablegen.

Eine Position gilt als erledigt, sobald eine Datei oder Antwort vorliegt. Ob die Unterlage inhaltlich genügt, beurteilen Sie bei der Übernahme und im Prüfgebiet.

Was die Revisionsstelle entscheidet

• welche Unterlagen und Fragen angefordert werden; pruvia gibt keine Standardliste vor;
• Frist, ob und wie oft erinnert wird, und ob die Mandatsleitung eine Kopie erhält;
• ob ein Eingang ausreicht und in welchem Prüfgebiet er als Nachweis liegt.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde ein Konto?

Nein. Er öffnet den Link aus der E-Mail und meldet sich mit einem Einmalcode an, den er per E-Mail erhält. Der Link gilt 30 Tage, der Code zehn Minuten.

Gibt es eine Standard-Unterlagenliste?

Nein. Sie erfassen die Positionen selbst, je als Unterlage oder Frage, und ordnen jede einem Prüfgebiet oder der Dauerakte zu. Bis zum Versand speichert pruvia den Entwurf.

Sind Erinnerungen automatisch eingeschaltet?

Nein. Die automatischen Erinnerungen sind im Unternehmen standardmässig aus. Eingeschaltet gilt je Versand die Regel: erste Erinnerung nach 7 Tagen, danach alle 5 Tage, werktags, bis alles eingereicht ist.

Wohin gehen die hochgeladenen Dateien?

Sie erscheinen unter «Eingänge» mit dem Prüfgebiet der Position als vorgeschlagenem Ziel. Mit «→ Leadsheet» legen Sie die Datei als Nachweis im Prüfgebiet ab, mit «→ Dauerakte» in der Dauerakte.

Welche Dateien kann der Kunde hochladen?

Beliebige Dateitypen bis 15 MB je Datei. Antworten auf Fragen sind bis 4000 Zeichen lang.

Kann ich Belege zu einer Stichprobe anfordern?

Ja. In der Stichprobenliste erzeugt «Belege für N offene Posten anfordern» je Posten eine Position mit Datum, Konto, Betrag und Buchungstext, die Sie danach wie jede Anforderung versenden.

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