Journal Entry Testing: die 14 Prüfmuster

Stand: Oktober 2026 · fastview ag, Suhr

Fachlich verantwortlich: Marco Zanetti und Reto Ackermann, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer, fastview ag

Beim Journal Entry Testing wird nicht eine Stichprobe von Belegen angeschaut, sondern das ganze Buchungsjournal nach auffälligen Mustern durchsucht. pruvia wendet dafür 14 feste Regeln an. Diese Seite beschreibt jede Regel, was sie findet und wo ihre Grenzen liegen.

Einordnung

In der ordentlichen Revision gehört die Prüfung von Journalbuchungen zu den Reaktionen auf das Risiko doloser Handlungen, insbesondere auf das Umgehen von Kontrollen durch das Management (ISA-CH 240). Bei der eingeschränkten Revision ist sie nicht vorgeschrieben: Der Schweizer Standard zur eingeschränkten Revision (SER) sieht Befragungen, analytische Prüfungshandlungen und angemessene Detailprüfungen vor. Die Prüfungssoftware pruvia stellt die Auswertung in beiden Prüfungsarten bereit; bei der eingeschränkten Revision dient sie als freiwillige analytische Vorprüfung. Festgestellten Auffälligkeiten ist auch dort nachzugehen.

Eröffnungsbuchungen zählt pruvia nicht mit, sie sind Bestand und keine laufenden Buchungen. Als Schwelle nutzen mehrere Regeln die Toleranzwesentlichkeit aus der Planung; ist sie nicht festgelegt, rechnen sie mit CHF 10'000.

Die 14 Prüfmuster

Muster	Was es findet	Beispiel
1 Rundbeträge	Buchungen auf glatte Tausenderbeträge ab CHF 1'000. Mögliche Schätzungen, Umbuchungen oder manuelle Korrekturen.	Aufwand «Beratung» über genau CHF 15'000.
2 Wochenende/Feiertag	Buchungen an einem Samstag, Sonntag oder gesamtschweizerischen Feiertag (inklusive Berchtoldstag).	Erlösbuchung datiert auf den 25. Dezember.
3 Periodenende	Häufung am letzten erfassten Tag: mehr als 5 % aller Buchungen und mindestens drei.	40 von 600 Buchungen am 31. Dezember.
4 Über Wesentlichkeit	Einzelbuchungen ab der Toleranzwesentlichkeit. Ab drei Treffern stuft pruvia den Befund als kritisch ein.	Einzelbuchung von CHF 120'000 bei einer Toleranzwesentlichkeit von CHF 80'000.
5 Ohne Text	Buchungen ohne Buchungstext, sobald sie mehr als 10 % des Journals ausmachen.	Ein Fünftel der Buchungen trägt keinen Text.
6 Doppelbuchungen	Gruppen mit gleichem Konto, gleichem Betrag und gleichem Text (ab CHF 1).	Lieferantenrechnung zweimal mit identischem Text erfasst.
7 Benford	Verteilung der ersten Ziffer im Vergleich zur Benford-Erwartung, gesamt und je Konto, je ab 300 Beträgen ab CHF 10. Massstab ist die mittlere absolute Abweichung (MAD).	Auf einem Spesenkonto beginnen auffällig viele Beträge mit 4 und 9.
8 Stornos	Buchungen mit Storno-Kennzeichen oder betragsgleiche Gegenbuchungen auf demselben Konto innert 31 Tagen (ab CHF 100).	CHF 8'400 gebucht und drei Wochen später zurückgebucht.
9 Belegnummern	Lücken im Belegnummernkreis, ab 50 numerischen Belegnummern und mehr als 2 % fehlenden Nummern.	Zwischen Beleg 1001 und 1600 fehlen 45 Nummern.
10 Manuell	Manuell erfasste Buchungen ab der Hälfte der Schwelle. Nur auswertbar, wenn das Journal die Buchungsart enthält.	Manuelle Umbuchung über CHF 50'000 kurz vor dem Abschluss.
11 Gegenkonto	Buchungen ab CHF 1'000 mit einem Gegenkonto, das auf einem Konto mit mindestens 50 Bewegungen höchstens zweimal vorkommt.	Warenaufwand einmalig gegen ein Darlehenskonto gebucht.
12 Splitting	Mindestens drei Buchungen knapp unter der Schwelle innert sieben Tagen an denselben Empfänger, deren Summe die Schwelle übersteigt.	Drei Zahlungen à CHF 9'500 an denselben Lieferanten in einer Woche.
13 Monatsprofil	Monatssummen eines Kontos, die weit über dem Monatsmedian liegen (robuste Abweichung, ab sechs Monaten Daten).	Reparaturaufwand im November das Fünffache eines üblichen Monats.
14 Nahestehende	Buchungstexte, die Namen von Organen oder Anteilseignern enthalten, die in der Planung als nahestehend erfasst sind (ISA-CH 550, Art. 959c OR).	Buchungstext «Miete Ferienwohnung Muster» bei einem Verwaltungsrat Muster.

Die Kritikalität ergibt sich aus dem Gewicht der Regel, dem Anteil der betroffenen Buchungen und dem Betrag im Verhältnis zur Wesentlichkeit. Eine Heatmap zeigt, welche Konten bei welchen Mustern auffallen; für Benford zeigt pruvia die erwartete und die beobachtete Verteilung nebeneinander.

So arbeiten Sie damit in pruvia

1. Journal hochladen. Im Datenimport laden Sie das Journal oder die Kontoblätter als Excel, CSV oder PDF; die Befunde erscheinen in der Prüfungsplanung, Schritt 3 «Buchungsjournal & Kontobewegungen». pruvia erkennt die Spalten für Datum, Konto, Text und Betrag oder Soll/Haben.
2. Befunde lesen. Je Muster sehen Sie Anzahl, Betrag, Kritikalität und die betroffenen Buchungen mit Datum, Konto, Gegenkonto, Text und Betrag. Zu jeder Feststellung können Sie einen Kommentar erfassen.
3. Beurteilen. Je Muster wählen Sie «Risiko» oder «kein Risiko». Bei «Risiko» legt pruvia in Schritt 5 «Risikobeurteilung» ein Risiko mit Herkunft an; die Beschreibung ist Pflicht. Die Planung lässt sich erst freigeben, wenn alle Schritte erledigt sind.
4. Stichprobe ziehen. Aus den Befunden zieht pruvia risikoorientiert eine wählbare Zahl von Posten, auf Wunsch ergänzt um eine Zufallsauswahl nach Geldeinheiten (MUS) mit einem Intervall aus der Wesentlichkeit. Die Posten bearbeiten Sie auf der Seite «Stichproben».

In der ordentlichen Revision übernimmt pruvia einen Befund auf Knopfdruck als Vorschlag in die Handlung «Journal-Entry-Testing» (A/O02), Befunde zu Nahestehenden in die Handlung A/O05. Dort übernehmen oder verwerfen Sie den Vorschlag.

Grenzen der Auswertung

• Die Regeln sehen nur, was im Journal steht. Fehlt die Buchungsart, entfällt das Muster «manuell»; fehlen Belegnummern oder Gegenkonten, entfallen die entsprechenden Muster.
• Benford braucht viele Beträge. Bei kleinen Journalen schlägt das Muster nicht an.
• Die Suche nach Nahestehenden vergleicht Namensbestandteile ab vier Zeichen mit dem Buchungstext. Abkürzungen oder Firmennamen ohne Bezug zur Person findet sie nicht.
• Ein Treffer ist kein Fehler. Rundbeträge, Abschlussbuchungen oder Saisonspitzen haben oft eine einfache Erklärung.

Was die Revisionsstelle entscheidet

pruvia liefert Muster, Zahlen und Buchungslisten. Sie entscheiden, welche Befunde ein Risiko darstellen, wie Sie es beschreiben, welche Prüfungshandlungen daraus folgen und welche Belege Sie einsehen. Die Wesentlichkeit, die mehrere Schwellen bestimmt, legen Sie in Schritt 4 der Planung fest.

Häufige Fragen

Ist Journal Entry Testing bei der eingeschränkten Revision Pflicht?

Nein. Der SER sieht Befragungen, analytische Prüfungshandlungen und angemessene Detailprüfungen vor. pruvia bietet die Auswertung trotzdem an, als freiwillige analytische Vorprüfung; Auffälligkeiten sind auch dann nachzugehen.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Buchungsjournal oder Kontoblätter als Excel, CSV oder PDF. pruvia erkennt die Spalten für Datum, Konto, Text und Betrag beziehungsweise Soll und Haben.

Setzt pruvia für die Prüfmuster KI ein?

Nein. Die 14 Prüfmuster sind feste Regeln. Gleiche Daten ergeben immer dieselben Befunde.

Was passiert mit einem Befund?

Sie beurteilen jedes Muster mit «Risiko» oder «kein Risiko». Ein Risiko erscheint mit Herkunft in der Risikobeurteilung der Planung, die Beschreibung ist Pflicht. In der ordentlichen Revision lässt sich der Befund zudem als Vorschlag in die Handlung A/O02 übernehmen.

Welche Schwelle verwenden die Regeln?

Die Toleranzwesentlichkeit aus der Planung. Ist sie nicht festgelegt, rechnen Splitting, manuelle Buchungen und Monatsprofil mit CHF 10'000; das Muster «über Wesentlichkeit» entfällt dann.

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