Liste de documents et portail client dans la révision

État : octobre 2026 · fastview ag, Suhr

Responsables techniques : Marco Zanetti et Reto Ackermann, fiduciaires et experts-comptables, fastview ag

Pour chaque révision, l’organe de révision a besoin de documents et de renseignements du client : extraits bancaires, contrats, listes d’inventaire, réponses à des questions. Dans le logiciel de révision pruvia, vous composez cette liste par mandat, l’envoyez via le portail client et classez les réceptions comme justificatifs dans le domaine d’audit approprié.

Pourquoi une liste de documents structurée

Une liste par e-mail ou document Word a deux faiblesses : l’état n’est visible que dans les boîtes de réception, et les fichiers entrants doivent être attribués à la main aux domaines d’audit. Si l’attribution est fixée dès la demande, chaque document sait à sa réception où il va, et l’état est lisible par poste.

Demander des documents et poser des questions

Vous trouvez la demande sous « Documents / Demandes ». Le déroulement comporte trois étapes : « Destinataires », « Demandes » et « Envoi ».

1. Choisir les destinataires. Un ou plusieurs destinataires chez le client. Chacun reçoit son propre accès.
2. Saisir les postes. Avec « + Poste », vous créez un document (p. ex. « Extraits bancaires à la date du bilan (tous les comptes) ») ou une question avec réponse textuelle. Le domaine d’audit est obligatoire : c’est le lieu de classement du justificatif dans le leadsheet ; les domaines d’audit et les dossiers permanents sont à choix. Le compte est facultatif ; les comptes importés du domaine d’audit choisi sont proposés. Jusqu’à l’envoi, pruvia enregistre le brouillon par dossier.
3. Fixer le délai et les rappels, envoyer. « À remettre jusqu’au » s’applique à tous les postes et destinataires et figure dans l’e-mail et dans le portail. Qui travaille comme administrateur peut enregistrer le délai et la règle de rappel comme valeur par défaut avec « Mémoriser comme standard ».

Vous demandez les pièces d’un sondage directement depuis la liste des sondages : « Demander les pièces pour N postes ouverts » crée pour chaque poste une position avec date, compte, montant et libellé de l’écriture.

Délai et rappels

Les rappels automatiques sont désactivés par défaut pour l’entreprise. Ils s’activent sous « Activités / rappels » avec l’interrupteur « Rappels automatiques aux clients en attente ». Une règle propre s’applique alors à chaque envoi ; la valeur par défaut est :

• premier rappel 7 jours après l’envoi, puis tous les 5 jours ;
• envoi les jours ouvrables (si une échéance tombe un samedi ou un dimanche, elle est reportée au lundi) ;
• à partir du 3e rappel, une copie est adressée à la direction du mandat (escalade, désactivable) ;
• les rappels cessent lorsque tous les postes sont remis, et non à l’expiration du délai.

L’e-mail de rappel indique le délai, l’état (« X postes sur Y remis ») et les points ouverts. Indépendamment de l’automatisme, vous pouvez à tout moment choisir « Envoyer un rappel maintenant » ou « Relancer les éléments manquants maintenant » et mettre les rappels en pause.

Ce que le client voit

Le client reçoit un e-mail avec un lien. À l’ouverture, il demande un code à usage unique à six chiffres, qui lui parvient par e-mail et reste valable dix minutes ; après cinq tentatives infructueuses, le code est bloqué. Il n’a besoin ni de compte ni de mot de passe. Le lien est valable 30 jours et limité au seul mandat.

Dans le portail, le client dépose les fichiers directement sur le poste correspondant (jusqu’à 15 Mo par fichier), répond aux questions dans le champ de texte et peut joindre d’autres documents sans référence à un poste. Il peut enregistrer provisoirement et aussi remettre partiellement. Lors de la première remise, la direction du mandat reçoit un e-mail.

Reprendre et classer les réceptions

L’état par envoi est visible sous forme de chaîne : envoyé, ouvert, rappel, remis ou partiellement remis, repris. Les fichiers remis apparaissent sous « Réceptions ». La destination est prédéfinie avec le domaine d’audit du poste et peut être modifiée. Avec « → Leadsheet », le fichier est classé comme justificatif dans le domaine d’audit, avec compte si un compte avait été choisi ; avec « → Dossier permanent », dans le dossier permanent. Vous reprenez les réponses aux questions comme opération de contrôle propre « Question au client : … » dans le leadsheet. Plusieurs réceptions peuvent être classées en une étape avec « tout reprendre ». Si la pièce se trouve dans le domaine d’audit, l’IA peut y préparer l’opération de contrôle, par exemple vérifier si le solde figure sur la pièce ; voir IA et automatisation dans la révision.

Un poste est considéré comme traité dès qu’un fichier ou une réponse est disponible. Vous appréciez lors de la reprise et dans le domaine d’audit si le document suffit sur le fond.

Ce que l’organe de révision décide

• quels documents et questions sont demandés ; pruvia n’impose pas de liste standard ;
• le délai, si et à quelle fréquence des rappels sont envoyés, et si la direction du mandat reçoit une copie ;
• si une réception suffit et dans quel domaine d’audit elle est classée comme justificatif.

Questions fréquentes

Le client a-t-il besoin d’un compte ?

Non. Il ouvre le lien de l’e-mail et se connecte avec un code à usage unique qu’il reçoit par e-mail. Le lien est valable 30 jours, le code dix minutes.

Existe-t-il une liste de documents standard ?

Non. Vous saisissez les postes vous-même, chacun comme document ou question, et attribuez chacun à un domaine d’audit ou au dossier permanent. Jusqu’à l’envoi, pruvia enregistre le brouillon.

Les rappels sont-ils activés automatiquement ?

Non. Les rappels automatiques sont désactivés par défaut dans l’entreprise. Une fois activés, la règle s’applique par envoi : premier rappel après 7 jours, puis tous les 5 jours, les jours ouvrables, jusqu’à ce que tout soit remis.

Où vont les fichiers téléversés ?

Ils apparaissent sous « Réceptions » avec le domaine d’audit du poste comme destination proposée. Avec « → Leadsheet », vous classez le fichier comme justificatif dans le domaine d’audit, avec « → Dossier permanent » dans le dossier permanent.

Quels fichiers le client peut-il téléverser ?

Tout type de fichier jusqu’à 15 Mo par fichier. Les réponses aux questions peuvent compter jusqu’à 4000 caractères.

Puis-je demander des pièces pour un sondage ?

Oui. Dans la liste des sondages, « Demander les pièces pour N postes ouverts » crée pour chaque poste une position avec date, compte, montant et libellé de l’écriture, que vous envoyez ensuite comme toute demande.

Essayer pruvia

La visite du système présente pruvia avec des données d’exemple, sans inscription. Pour toute question concernant votre entreprise de révision, convenez d’une démo en ligne.

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