Elenco dei documenti e portale clienti nella revisione

Stato: ottobre 2026 · fastview ag, Suhr

Responsabilità tecnica: Marco Zanetti e Reto Ackermann, fiduciari e periti revisori, fastview ag

Per ogni revisione l’ufficio di revisione ha bisogno di documenti e informazioni dal cliente: estratti bancari, contratti, liste d’inventario, risposte a domande. Nel software di revisione pruvia compone questo elenco per mandato, lo invia tramite il portale clienti e archivia ciò che arriva come evidenza nell’area di revisione corrispondente.

Perché un elenco dei documenti strutturato

Un elenco per e-mail o documento Word ha due debolezze: lo stato è visibile solo nelle caselle di posta e i file in arrivo devono essere attribuiti a mano alle aree di revisione. Se l’attribuzione viene fissata già alla richiesta, ogni documento sa all’arrivo dove appartiene e lo stato è leggibile per voce.

Richiedere documenti e domande

La richiesta si trova sotto «Documenti / Richieste». Lo svolgimento ha tre passi: «Destinatari», «Richieste» e «Invio».

1. Scegliere i destinatari. Uno o più destinatari presso il cliente. Ognuno riceve un accesso proprio.
2. Registrare le voci. Con «+ Voce» crea un documento (p. es. «Estratti bancari al giorno di chiusura del bilancio (tutti i conti)») o una domanda con risposta testuale. L’area di revisione è obbligatoria, è il luogo di archiviazione dell’evidenza nel leadsheet; sono selezionabili le aree di revisione e i dossier permanenti. Il conto è facoltativo, vengono proposti i conti importati dell’area di revisione scelta. Fino all’invio pruvia salva la bozza per dossier.
3. Fissare termine e sollecito, inviare. «Inoltrare entro» vale per tutte le voci e tutti i destinatari e figura nell’e-mail e nel portale. Chi lavora come amministratore può salvare termine e regola di sollecito come impostazione predefinita con «Memorizzare come standard».

I giustificativi di un campione li richiede direttamente dall’elenco del campione: «Richiedere giustificativi per N elementi aperti» genera per ogni elemento una voce con data, conto, importo e testo di registrazione.

Termine e solleciti

I solleciti automatici sono disattivati per impostazione predefinita per l’impresa. Si attivano sotto «Attività / Solleciti» con l’interruttore «Solleciti automatici ai clienti con richieste aperte». Per ogni invio vale allora una regola propria, l’impostazione predefinita è:

• primo sollecito 7 giorni dopo l’invio, poi ogni 5 giorni;
• invio nei giorni feriali (se una scadenza cade di sabato o domenica, si sposta a lunedì);
• dal 3° sollecito una copia va alla direzione del mandato (escalation, disattivabile);
• i solleciti terminano quando tutte le voci sono state inoltrate, non con la scadenza del termine.

L’e-mail di sollecito indica il termine, lo stato («X di Y voci inoltrate») e i punti aperti. Indipendentemente dall’automatismo può scegliere in qualsiasi momento «Inviare sollecito ora» o «Sollecitare ora i mancanti» e mettere in pausa i solleciti.

Cosa vede il cliente

Il cliente riceve un’e-mail con link. All’apertura richiede un codice monouso a sei cifre, che arriva per e-mail e vale dieci minuti; dopo cinque tentativi falliti il codice è bloccato. Non gli servono né account né password. Il link vale 30 giorni ed è limitato a quel mandato.

Nel portale il cliente trascina i file direttamente sulla rispettiva voce (fino a 15 MB per file), risponde alle domande nel campo di testo e può allegare altri documenti senza riferimento a una voce. Può salvare provvisoriamente e anche inoltrare parzialmente. Al primo inoltro la direzione del mandato riceve un’e-mail.

Riprendere e archiviare ciò che arriva

Lo stato per invio è visibile come catena: inviato, aperto, sollecito, inoltrato o parzialmente inoltrato, ripreso. I file inoltrati appaiono sotto «Arrivi». La destinazione è preimpostata con l’area di revisione della voce e può essere modificata. Con «→ Leadsheet» il file viene archiviato come evidenza nell’area di revisione, con il conto se ne era stato scelto uno; con «→ Dossier permanente» nel dossier permanente. Le risposte alle domande le riprende come procedura di revisione propria «Domanda al cliente: …» nel leadsheet. Più arrivi possono essere archiviati in un solo passo con «riprendere tutti». Se il giustificativo si trova nell’area di revisione, l’IA può preparare la procedura di revisione su di esso, per esempio verificare se il saldo figura sul giustificativo; vedi IA e automazione nella revisione.

Una voce è considerata evasa non appena è presente un file o una risposta. Se il documento è sufficiente nel contenuto lo valuta alla ripresa e nell’area di revisione.

Cosa decide l’ufficio di revisione

• quali documenti e domande vengono richiesti; pruvia non impone un elenco standard;
• termine, se e quanto spesso sollecitare e se la direzione del mandato riceve una copia;
• se un arrivo è sufficiente e in quale area di revisione si trova come evidenza.

Domande frequenti

Il cliente ha bisogno di un account?

No. Apre il link dell’e-mail e accede con un codice monouso che riceve per e-mail. Il link vale 30 giorni, il codice dieci minuti.

Esiste un elenco dei documenti standard?

No. Le voci le registra Lei stesso, ciascuna come documento o domanda, e attribuisce ognuna a un’area di revisione o al dossier permanente. Fino all’invio pruvia salva la bozza.

I solleciti sono attivati automaticamente?

No. I solleciti automatici sono disattivati per impostazione predefinita nell’impresa. Se attivati, per ogni invio vale la regola: primo sollecito dopo 7 giorni, poi ogni 5 giorni, nei giorni feriali, finché tutto è inoltrato.

Dove finiscono i file caricati?

Appaiono sotto «Arrivi» con l’area di revisione della voce come destinazione proposta. Con «→ Leadsheet» archivia il file come evidenza nell’area di revisione, con «→ Dossier permanente» nel dossier permanente.

Quali file può caricare il cliente?

Qualsiasi tipo di file fino a 15 MB per file. Le risposte alle domande possono avere fino a 4000 caratteri.

Posso richiedere giustificativi per un campione?

Sì. Nell’elenco del campione «Richiedere giustificativi per N elementi aperti» genera per ogni elemento una voce con data, conto, importo e testo di registrazione, che poi invia come ogni altra richiesta.

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